うちは職員50人ほどで、デイも訪問もやってるんですが、経理担当が現場に出て利用者さん送迎までしてるんです。その間に請求処理がたまって、月末になると一気に徹夜ですよ。

地方の介護事業所では本当に“あるある”ですよね。
経理さんが送迎も、書類整理も、果てはお茶出しまで…。少人数で全部こなしてる法人さんが多いです。

人を増やそうにも、この辺りじゃ経理経験者なんてなかなか見つかりません。
地元で採用しようとしても、応募が来るのはほとんど未経験者です。

そんなときにおすすめなのが、クラウド会計と経理代行の組み合わせです。
請求・入金・給与データをクラウドで共有すれば、経理作業を私たちTEBANA_Reがサポートできます。

こっちの職員はパソコンが苦手な人も多いんですが、それでも大丈夫ですか？

大丈夫です！日常の操作は“写メを送るだけ” “紙をスキャンするだけ”の仕組みにできます。
領収書をスマホで撮ったりスキャンして送ると、私たちのほうで仕訳まで完了。職員さんは今まで通り紙で作業しても、経理は動き続けます。

なるほど。これなら地方でも導入しやすいですね。

でもね、うちは町で唯一の介護施設なんですよ。
利用者さんの名前や報酬の情報を外に出すのは、ちょっと怖い気もして…。

もちろん、その点は最も気を使っています。データは暗号化してやり取りしますし、閲覧権限も法人ごとに完全に管理できます。紙を郵送するより、ずっと安全です！

それなら安心ですね。
昔はUSBで会計データを渡してたけど、あれもなくなるなら楽だなぁ…。

そうそう！デイも訪問も居宅も、それぞれ管理者が違ってて。経費の集計がバラバラで、どこが黒字なのか見えないんです。

そこがポイントです。クラウド会計なら、部門別に自動で集計できます。
“デイは人件費が高いけど稼働率がいい”とか、“訪問は固定費が重い”といった分析がすぐ出せます。

そんなことができるんですか？
いまは手書きで集計してるから、数字を見るのが翌月の末なんですよ。

経理代行を活用すればもっと早く数字を出すことも可能です！数字が早く見えると、経営判断が早くなりますよ。

なるほど…。今までは“地方だし仕方ない”と思ってたけど、仕組みさえ整えば、経理は止めなくていいんですね。

そうなんです。経理を外に出すのは“手放す”じゃなくて、
“動きを止めない仕組み”を作ることなんです。

うちもそろそろ、現場に負担をかけずに経理を回す仕組みを整えたいな。
まずは話を聞かせてもらってもいいですか？

もちろんです。地方の介護法人だからこそ、シンプルで止まらない経理の仕組みを一緒に作りましょう。

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